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SoGoMde

16 May 2018 - 06:54 | Version 9 |

Mode d'emploi SOGO

Utilisation de l'agenda

Créer un événement

  • Tout d'abord sélectionner l'agenda dans lequel vous voulez créer un événement :

select cal.PNG

  • Ensuite cliquer sur le bouton Nouvel événement
  • Il est aussi possible de directement cliquer / tirer sur l'agenda un événement au jour et à l'heure souhaité. Dans ce deuxième cas, entrer un titre pour l'événement, valider avec la touche Retour / Entrée. Ensuite double cliquer sur le nouvel événement.

La fenêtre suivante s'ouvre alors :

add event.PNG

En haut de cette fenêtre se trouvent 4 boutons :

  • Enregistrer et fermer, permet de sauvegarder les modifications de l'événement
  • Possibilité d'inviter des Participants à l'événement (voir plus bas sous Organisation d'une réunion)
  • Possibilité de définir la confidentialité de l'événement en cliquant sur le petit triangle à droite de cadenas o Un événement Public sera visible de tous : toutes les personnes abonnées à votre agenda verront l'événement o S'il est Confidentiel, uniquement l'heure de début et de fin seront visibles : pas le titre ni aucun autre détail o S'il est Privé alors seul le propriétaire de l'agenda le verra, il sera invisible pour les abonnés
  • Le bouton Joindre permet d'attacher une ou plusieurs adresses web (et non pas un document comme pour un email)

Ensuite, il est possible de configurer l'événement :
  • Le Titre est obligatoire, c'est ce qui est visible dans l'agenda.
  • Le Lieu et la Catégorie sont optionnels
  • Agenda permet de sélectionner l'agenda dans lequel créer cet événement, il ne montre que les agendas qui vous sont accessibles en écriture
  • Un Evénement sur la journée n'a pas d'heure de début ni de fin, par exemple une journée de congé, un anniversaire, ...
  • Les champs Du et Au permettent de choisir l'heure et la date de début et de fin
  • Affiché comme disponible (voir plus bas Organisation d'une réunion)
  • Répétition permet de définir une fréquence : réunion hebdomadaire, anniversaire annuel, etc, avec une possibilité de personnalisation : le premier mardi de chaque mois, toutes les semaines pendant 10 semaines, ...
  • Le Rappel permet de définir un rappel sous la forme d'une fenêtre "popup" (nouvelle fenêtre) qui vous rappellera le début de l'événement dans 5 minutes / 1 heure / 1 semaine... avec là aussi une possibilité de personnalisation plus fine (par exemple rappel avant la fin de l'événement, plusieurs rappels, ... Le rappel par email n'est pas encore fonctionnel)
  • La Description permet d'ajouter d'autres informations textuelles, de manière libre

Organisation d'une réunion avec invitation de plusieurs participants :

Exemple de scenario : Aline organise une séance pour le lendemain à laquelle elle-même, Michel et Sébastien participeront.

Elle définit un événement dans son calendrier avec les différentes options évoquées plus haut. Le bouton Participant ouvre la fenêtre suivante :

Participants.PNG
gerer parti.PNG

On entre à gauche le nom de la personne que l'on souhaite inviter : la recherche automatique se fait dans vos carnets d'adresses email (votre carnet personnel ainsi que le carnet partagé de l'entreprise si existe). add parti.PNG
add2 parti.PNG

Puisque ces personnes possèdent aussi un agenda Sogo, le système affiche leur disponibilité dans le créneau horaire que vous avez sélectionné. Si par exemple Michel avait déjà eu un rendez-vous, un bloc de couleur sombre serait apparu, vous invitant ainsi à modifier votre heure de séance.

disponibilités.PNG

De manière tout à fait optionnelle, on peut également cliquer sur le logo bonhomme jaune, à gauche du nom du participant, selon la légende montrée en bas de la fenêtre (participation optionnelle, ...)
En validant - bouton Ok - on revient à la fenêtre de détail de l'événement, celle-ci indique la liste des participants ainsi que l'option ou non d'envoyer une invitation par email à ceux-ci :

check notif.PNG

Si on maintient le choix "Envoyer les notifications des événements", alors Michel et Sébastein recevront une notification d'invitation à la séance, avec tous les détails de l'événement.

Dans l'agenda, d'Aline, on peut alors voir l'événement dans chacun des trois agendas des participants :

vue plusieurs events.PNG

Il apparaît entouré de pointillés dans l'un des agenda : cette personne n'a pas encore confirmé sa présence, l'autre oui. Dès que la personne a accepter, l'événement est aussi plein

vue plusieurs events2.PNG

En cas de modification d'un événement avec des participants, l'organisateur se verra proposer l'envoi d'un email pour annoncer la modification aux participants.

Se désinscrire d'un agenda partagé

  • Dans la liste des agendas, clic droit sur l'agenda et choisir Se désabonner de l'agenda.

Carnet d'adresses

Créer un carnet d'adresses

  • Connectez-vous à Sogo, puis cliquez sur le menu Carnet d'adresses
Carnets dadresse.PNG
  • Cliquez sur
New carnet.PNG
  • Une fenêtre s'ouvre, tapez le nom du carnet d'adresses que vous voulez créer
New carnet2.PNG
  • Cliquez sur OK

Ajouter un carnet d'adresses

  • Connectez-vous à Sogo, puis cliquez sur le menu Carnet d'adresses
  • Cliquez sur
    Add carnet.PNG
  • Une fenêtre s'ouvre, tapez le nom du carnet d'adresses voulu (si c'est celui en commun, tapez "sogo") puis cliquez sur + :
Add carnet3.PNG
  • Sélectionnez le carnet d'adresses voulu
  • Cliquez sur Ajouter, puis Terminer

Déplacer les adresses du carnet d'adresses personnel vers le carnet d'adresses de l'entreprise

  • Cliquer avec le bouton droit sur le carnet d'adresses personnel
  • Sélectionnez Exporter le carnet d'adresses
Carnets export.PNG
  • Si demandé, choisir l'emplacement où l'enregistré, sinon il s'enregistre dans le dossier de téléchargement par défaut
  • Se déconnecter et se reconnecter à l'adresse de l'entreprise
  • Cliquer avec le bouton droit sur le carnet d'adresses de l'entreprise
  • Sélectionnez Importer des contacts
Carnets import.PNG
  • Cliquez sur Choisir un fichier et sélectionner le fichier précédemment enregistré
Carnets import2.PNG
  • Cliquez sur Ajouter

  • /!\ Les listes ne peuvent pas être transférées ! /!\

Gérer les agendas partagés et les droits

Principe de base

Chaque calendrier électronique est lié à une adresse mail. De cette manière, il est accessible (et sauvegardé) partout en se connectant avec l’adresse mail correspondante.

Se connecter en ligne

SOGo

SOGo est un outil de gestion de mails, listes d’adresses et d’agenda en ligne.

C’est lui qui est interrogé par Outlook, Thunderbird ou tout autre logiciel de gestion d’agenda lorsque vous consultez votre agenda. De ce fait, lorsque vous ajoutez un événement/rdv depuis Thunderbird, il est enregistré d’abord sur Thunderbird, puis ensuite envoyé à SOGo qui va le stocker et le transmettre la prochaine fois que vous vous connectez.

ATTENTION ! Cependant, la création d’agenda depuis Thunderbird/Outlook n’est pas une modification transmise à SOGo. Ce qui fait que lorsque vous créez un nouvel agenda depuis Thunderbird/Outlook, vous ne le verrez pas si vous vous connectez depuis un autre endroit (et il ne sera pas sauvegardé), mais continuerez à l’utiliser là où vous l’avez créé.

Connexion

Allez dans un navigateur (Firefox, Chrome ou autres) et entrez dans la barre de recherche l’adresse suivante : https://sogo.4next.ch/SOGo/

Vous devez arriver sur cette page :
Sogo accueil.PNG
Entrez votre adresse mail dans le champ Nom d’utilisateur et le mot de passe correspondant dans le champ Mot de passe. Ensuite, cliquez sur Connexion.

Créer un nouveau calendrier

Dans l’onglet « Agenda », en dessous du calendrier à gauche, il y a une colonne Agendas suivie de 4 petits pictogrammes, cliquez sur le premier icône (représentant un calendrier et un signe plus). Une nouvelle fenêtre s’ouvre, vous permettant d’entrer le nom que vous souhaitez donner à ce calendrier, puis cliquez sur Ok. A gauche, vous voyez à présent votre nouveau calendrier et vous pouvez y introduire vos rendez-vous.
liste cals.PNGNew cal.PNG

Ajouter (s'abonner à) un calendrier déjà existant

Vous ne pouvez ajouter ici que des calendriers venant d’une adresse de l’entreprise. Dans la colonne Agendas, cliquez sur le troisième icône (représentant un calendrier avec un personnage et un signe plus). Dans la nouvelle fenêtre, entrez soit le nom de l’entreprise, soit l’adresse mail liée à l’agenda, puis vous cherchez chez la personne voulue l’agenda souhaité et cliquez sur Ajouter. Il apparait alors dans votre liste d’agendas.
liste mails.PNG

Modifier les droits d'un agenda

Pour gérer les droits d’un agenda, il faut d’abord sélectionner l’agenda à modifier, faire un clic-droit dessus et sélectionner Partage…
partage.PNG
Dans la nouvelle fenêtre, il y a la liste des personnes qui ont accès à l’agenda.
partage liste.PNG
En double-cliquant sur une personne, on accède à la fenêtre ci-dessous qui permet la gestion des droits. Voici les options de confidentialité disponibles :
  • Public : Tout le monde peut voir toutes les informations de chaque événement
  • Confidentiel : Tout le monde voit l’heure et la date de chaque événement mais ils ne voient pas les informations liées à l’événement.
  • Privé : Personne ne voit l’événement.
Avec comme choix :
  • Aucun : La personne concernée ne verra aucun événement
  • Voir la date et l'heure : La personne concernée verra la date et l'heure d'un événement, mais le reste de l'information est tronquée.
  • Voir tout : La personne concernée verra toutes les informations concernant un événement ou tâche, exactement comme le propriétaire du calendrier.
  • Répondre : La personne concernée pourra répondre aux invitations.
  • Modifier : La personne concernée pourra modifier un objet d’un événement ou une tâche
    Partage droit.PNG

Bonnes Pratiques

  • Il est recommandé de mettre un événement en Confidentiel plutôt qu’en Privé lorsque vous ne souhaitez pas indiquer les raisons d’un événement car sinon les personnes abonnées à votre agenda ne seront pas informées que vous êtes indisponible.
  • Il est vivement conseillé de garder la configuration de base, elle permet à tout le monde de voir vos événements publics comme les rendez-vous et en même temps de les informer que vous n’est pas disponible lorsqu’un événement est confidentiel ou privé.
  • Les autres options ne sont conseillées que pour les personnes qui seraient amenées à gérer des agendas d’autres collaborateurs afin d’y ajouter des rendez-vous, de les modifier ou d’en supprimer.

Thunderbird

Créer un nouveau calendrier

Dans l’onglet « Agenda », en dessous du calendrier à gauche, il y a une colonne Agendas suivie de 3 petits pictogrammes, cliquez sur le premier icône (représentant un calendrier et un signe plus). Une nouvelle fenêtre s’ouvre, vous permettant d’entrer le nom que vous souhaitez donner à ce calendrier, puis cliquez sur Créer. A gauche, vous voyez à présent votre nouveau calendrier et vous pouvez y introduire vos rendez-vous.
add.PNGcreate cal.PNG

Ajouter (s'abonner à) un calendrier déjà existant

L’origine du calendrier n’est pas importante ici car Thunderbird peut se connecter aux adresses de l’entreprise, aussi bien qu’aux adresses privées. Dans la colonne Agendas, cliquez sur le deuxième icône (représentant un calendrier avec un personnage et un signe plus). Dans la nouvelle fenêtre, entrez soit le nom de l’entreprise, soit l’adresse mail liée à l’agenda, puis cherchez chez la personne voulu l’agenda souhaité et cliquez sur Créer. Il apparait alors dans votre liste d’agendas.
abo.PNGabo search.PNG
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