Mode d'emploi WkBacana

03 Dec 2018 - 13:39 | Version 35 |


Principes de base

Généralités

Nouvelles directives bancaires ISO20022 (dès 2017)

  • Saisie du BVR orange
  • Réception de la facture avec le BVR (numéros de compte commencent par 01-xxx-x ou 03-xxx-x )
    bvr1.PNG

  • Insertion de la créance dans WkBacana
    bvr2.PNG

  • Le cas échéant, modification des informations dans la fiche fournisseur :
    Le numéro de compte dans la fiche adresse doit être modifié pour apparaître sans espaces et sans tirets.
    Il y a toujours un total de 9 chiffres pour un numéro de compte BVR.
    bvr3.PNG

  • Saisie du BV rose/rouge
  • Réception de la facture avec le BV rose/rouge
    bv1.PNG

  • Insertion de la créance
    bv2.PNG

  • Le cas échéant, modification des informations dans la fiche fournisseur :
    Le numéro de compte dans la fiche adresse doit être modifié pour apparaître sans espaces et sans tirets.
    Si vous n’avez pas le numéro IBAN, il est possible de le calculer sur le site des banques.
    bv3.PNG

  • Où trouver le numéro IBAN
  • Sur chaque carte récente de débit/crédit, le numéro de compte est au format IBAN :
    cc.PNG

  • Quelques calculateurs d’IBAN
  • PostFinance
    Noter le numéro CCP puis Définir l’IBAN
    https://www.postfinance.ch/fr/particuliers/assistance/outils-calculateurs/calculateur-iban.html
  • Banques
    https://www.six-interbank-clearing.com/fr/home/standardization/iban/inquiry-iban.html
    Noter le numéro de clearing sous IID puis le numéro de compte et cliquer sur Convertir
    iban.PNG

Insertion d'un créancier

  • Menu Editer Insérer
  • BacanaInsertionAdresse.png
  • Remplir tous les champs nécessaires
  • OK

Insertion d'une facture créancière

  • Se placer sur l'adresse du fournisseur dans l'onglet Adresses
  • Menu : Opération - Insertion - Insertion ou {Ctrl-i}
  • BacanaInsertionCreance.png
  • Introduire la date
  • Introduire le montant de la facture (Monnaie et change)
  • Introduire le libellé
  • Reporter la charge sur les différents comptes
  • Noter le compte de charges (si applicable)
  • Vérifier le total de la TVA
  • OK => écriture correcte = Oui

warning A la fin de toutes vos insertions, n'oubliez pas de ventiler le journal !

Facture sur 2 ans

Le programme WKBacana permet d’introduire des factures où les écritures se font sur deux ans. Ces écritures doivent tenir compte des trois facteurs suivants :

  1. L'année charge de la facture (date de la facture ou début, ou encore fin de la période couverte)
  2. L'année du payement
  3. Si on est avant ou après le transfert (le transfert des débiteurs et des créanciers devrait se faire autour du 10 janvier, après avoir contrôlé la banque et les doublets.)

1. Avant le transfert annuel (ouvrir d'abord la compta de l'année suivante pour retrouver le plan comptable, selon procédure décrite dans WKCompta)

Type Année comptable Date
Facture à charge 2010 2010 2010
Facture à charge 2011 et payée en 2011 2011 2011
Facture à charge 2011 et payée en 2010 2010 03.01.2011
Facture à charge 2010 et 2011   Séparer la facture en deux insertions selon les trois premiers points.
2. Après le transfert annuel

TypeSorted ascending Année comptable Date
Facture à charge 2010 2011 31.12.2010
Facture à charge 2010 et 2011   Séparer la facture en deux insertions selon les deux premiers points.
Facture à charges 2011 2011 2011
warningA la fin de toutes vos insertions, n'oubliez pas de ventiler le journal !

Ordre de paiement

Sélection d'une facture pour le paiement

Pour mettre une facture en paiement, aller sur l'onglet A payer et placez-vous sur la facture à payer.

  • Opération - Sélection (CTRL-S)

select creance.png

  • Vous pouvez modifier le montant à payer, ou appliquer un escompte de x%
  • Si ce paiement ne représente qu'un acompte sur la facture, veuillez cocher la case Acompte
  • Appuyez sur OK
  • La facture disparaît de l'onglet A payer et est transférée dans l'onglet Sélection

Modification des informations de paiement

  • Double-cliquer sur une adresse
  • Cliquer le bouton Fourn.
  • Double-cliquer sur le bouton Nouveau qui se trouve en haut à gauche
  • Une nouvelle ligne apparaît. Par défaut elle se nomme "Banque (obsolète)", double cliquez dessus modifier selon le fournisseur :
    • IBAN : les 2 premières lettres sont l'identifiant du pays suivi de 19 chiffres
    • BVRS 27 : BVR avec un no de référence à 27 chiffres
    • BVRS 15 : BVR avec un no de référence à 15 chiffres
  • Information à enregistrer (en rouge) :
BVR.PNG

Ce qui donne par exemple :
Comptes.PNG

Étapes pour le paiement des factures

Voici les différentes étapes pour le paiement des factures :
  • Sélection par facture
    • Aller dans l'onglet A payer
    • Sélectionner les factures à payer une à une (Ctrl+S ou Opération - Sélection)
    • Impression - Bordereau
      • Mettre la date valeur
      • Sélectionner le compte avec lequel on paie
      • S'il faut envoyer le fichier à la banque, cocher la case DTA ou OPAE
    • Le document s'enregistre automatiquement dans N:\wk\votre entreprise\dta (ou sous N:\wk\votre entreprise\opae s'il s'agit de la poste ) en bac_utilisateur.dta /!\ Chaque fois que l'on imprime le document, il s'enregistrera sur le précédent /!\
    • Imprimer le document en cliquant sur l'imprimante en haut
    • Aller sur le site de la banque et télécharger le fichier
    • Vérifier que la banque/poste a accepté toutes les écritures
      • Si des écritures ne sont pas acceptées, passer au point Si la banque n'a pas accepté le fichier
    • Si tout est accepté :
      • Revenir sur Bacana
      • Opération - Exécution
      • Onglet J.Vent, Editer - Ventiler
  • Sélection par liste
    • Aller dans l'onglet A payer
    • Sélectionner automatiquement les factures échues
      • Opération - Fact.échues
      • Sélectionner la date voulue - OK
    • Impression - Sélection
      • Mettre la date valeur
      • Sélectionner le compte avec lequel on paie
      • S'il faut envoyer le fichier à la banque, cocher la case DTA ou OPAE
    • Le document s'enregistre automatiquement dans N:\wk\votre entreprise\dta (ou sous N:\wk\votre entreprise\opae s'il s'agit de la poste ) en bac_utilisateur.dta /!\ Chaque fois que l'on imprime le document, il s'enregistrera sur le précédent /!\
    • Imprimer le document en cliquant sur l'imprimante en haut
    • Aller sur le site de la banque et télécharger le fichier
    • Vérifier que la banque/poste a accepté toutes les écritures
      • Si des écritures ne sont pas acceptées, passer au Si la banque n'a pas accepté le fichier
    • Si tout est accepté :
      • Revenir sur Bacana
      • Opération - Exécution
      • Onglet J.Vent, Editer - Ventiler

Si la banque n'a pas accepté le fichier DTA ou OPAE :
  • Revenir sur l'onglet Sélection
  • Désélectionner (Ctrl+D ou Opération - Désélection) la facture concernée
  • Dans l'onglet A Payer, vous retrouvez la facture
  • Cliquer deux fois sur la facture
  • Cliquer sur le bouton Info
  • Compléter les informations manquantes
CorrectionInfo.PNG
  • Reprendre les opérations au début de cette partie

Annulation d'un ordre de paiement de plusieurs factures

Exemple

Ordre de paiement PB 18 12 1001 à annuler. Cet ordre de paiement contient 4 factures: BP 18 11 1001, BP 18 11 1002, BP 18 11 1006 et BP 18 11 1007.

Capture Gravure Ogoz 01.JPG

Dans WkCompta, éditer les écritures BP 18 11 1001, BP 18 11 1002, BP 18 11 1006 et BP 18 11 1007.

Capture Gravure Ogoz 02.JPG

Supprimer le contenu de la colonne "N° compte" puis les valeurs de TVA contenues dans la colonne "Solde Frs".

Capture Gravure Ogoz 03.JPG

Chercher les écritures en BA, soit BA 18 11 1001, BA 18 11 1002, BA 18 11 1006 et BA 18 11 1007.

Capture Gravure Ogoz 04.JPG

Les éditer pour changer le BP en BA, dans la colonne Just1.

Capture Gravure Ogoz 05.JPG

Fermer WkCompta. Ouvrir Bacana. Faire un contrôle des doublets via Utilitaires → Contrôle par Doublets.

Les factures sont de nouveau sélectionnables dans "à payer".

Capture Gravure Ogoz 06.JPG

Compensation

Compensation d'une note de crédit

Pour compenser une note de crédit, allez dans WkFacana sur l'onglet Impayé ou dans WkBacana sur A payer.

1. Se placer sur la facture à compenser et utiliser le Menu : Opération - Note de crédit - Sélection.
Le programme vous averti alors que la facture a été sélectionnée pour la compensation.
2. Se placer sur la note de crédit et utiliser le Menu : Opération - Note de crédit - Compensation

printscreen

3. Déterminer la date de compensation et appuyer sur le bouton OK.
4. Ventilation des écritures sur l'onglet J.Vent.

warning Attention, si la facture n'est que partiellement compensée, ne pas définir comme date de compensation la même date que le paiement (si possible mettre le jour d’avant)

Compensation d'une facture débiteur(Facana) avec une facture créancier(Bacana)

  1. Aller dans Facana et payer normalement la facture sur un compte de mouvements financiers (10292 ou 1992 ou ...).
  2. Aller dans Bacana, sélectionner la facture et la payer sur la banque.
  3. Avant de ventiler effacer dans le journal l'écriture "divers payements"
  4. Ventiler

Impression du décompte des compensations

  • Bacana
  • Impression compte créancier
  • Cocher compensation
  • Cocher 3 (totaux)
  • choisir le client
  • Document FR/rem/Solde
  • Trié par date

Paiement revenu en retour (erreur de banque / bvr)

  • Rechercher la facture papier et le bv correspondant
  • Bacana
  • Onglet J. Vent
  • Editer - Insérer
  • Faire un CO de banque à passif transitoire à la date du retour
  • E-Banking
  • Payer la facture manuellement sur l'e-banking
  • Bacana
  • Onglet J. Vent
  • Editer - Insérer
  • Faire un CO de passif transitoire à banque à la date du paiement

Transfert annuel des créanciers

Pour transférer les factures impayés (débiteurs) ou à payer (créanciers) d'une année à l'autre :
  • Se mettre dans l'année où sont les factures.
  • Contrôler d'abord si les comptes banque et poste sont Ok.
  • Contrôler si la somme des impayés/a payées est égale avec le total du compte débiteur/créancier ( Sinon Contrôle des doublets ).
  • La liste des soldes doit être à 0 (Impression - Solde - Standard)
  • Contrôler également que le compte de mouvements financiers (ou banque de transfert) passe par 0 (Compte no 1029 et 199 ou 198 et 1028)
  • Aller dans WkFacana / WkBacana.
  • Menu : Utilitaires - Transfert annuel + Ok
  • Aller dans la nouvelle année
  • Ventiller les écritures ( Onglet J.Vent (journal ventilation) - Menu : Editer - Ventiler )

info pmt.png

Facture fournisseur non soumise à la TVA

Introduire la facture normalement dans Bacana et mettre le chiffre 3 dans la colonne du taux = non soumis à la TVA (Cf. liste des taux)
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