!WkFacana

31 Jul 2018 - 15:12 | Version 38 |

Principes généraux

WkFacana est un programme conçu pour introduire et contrôler les factures débiteurs (de vos clients) et comptabiliser leurs paiements.
Il est lié à votre fichier d'adresses.

Insertion factures

_ WkFacana, onglet Adresses, rechercher l'adresse, Option / Insertion ou (CTRL+ i)_
Insertion.JPG

0 Adr. cliquer sur les jumelles pour rechercher une adresse
1 Date si besoin, changer la date (sinon, date du jour) 2 Just 1 le no de la facture est modulable à volonté (attention à ce qu'il n'existe pas déjà dans votre compta)
3 Facture montant de la facture, y compris TVA 4 Change possibilité de choisir une autre devise
5 Libellé écrire ou choisir un libellé avec la flèche (pour en ajouter un à la liste, cliquer sur Texte.JPG) 6 Délai écrire le délai de paiement souhaité (utile pour les rappels)
7 Rem. écrire une remarque si elle a lieu d'être 8 Dep inscrire le département
Just 3 Si compte de charges
Montant No Cpte R/D Compte Taux Grp
le montant sans TVA Compte attribué au genre de dépense Répartition No de Compte tel que décrit dans le plan comptable Type de taux TVA (Non soumis, soumis -> relié au compte dans la compta)  
9 Val. TVA le montant de la TVA se calcule automatiquement, mais est modifiable si besoin

Paiements

Paiement individuel

  1. Ouvrir WkFacana
  2. Onglet Impayé
  3. Cliquer sur la facture concernée par le paiement
  4. Menu Opération - paiement - paiement (ou Ctrl P)
    1. Il est possible de choisir plusieurs types de paiement (escompte, trop payé,...)
    2. Le menu Acompte - Avance permet de faire une écriture si l'acompte est déjà versé mais que la facture n'est pas encore créée
  5. Préciser la date du paiement, le compte bancaire, si escompte ou acompte
  • Attention, les comptes doivent être définis au préalable dans Paramètres - Paramètres.

Annulation ou mise en faillite

  1. Ouvrir WkFacana
  2. Onglet Impayé
  3. Cliquer sur la facture concernée par l'annulation ou la faillite
  4. Menu Opération - Payement - Annulation ou Opération - Payement - Faillite
  5. Préciser la date de l'annulation ou de la mise en faillite et choisir le compte "perte sur débiteur"

Paiements par fichier bvr

La lecture du fichier BVR permet de récupérer un fichier contenant les paiements de vos factures auprès de la banque.

Collecte du fichier BVR sur internet

Selon les banques, soit on le reçoit par mail soit on va le télécharger sur le site e-banking.
Il doit être enregistré dans N:\wk\...\bvr (chemin par défaut, sauf exception)

Lecture du fichier

  • Récupérer et lire le fichier
    • Onglet BVR
    • Opération - BVRS - Lecture
    • Dans la fenêtre de lecture du fichier :
      • Entrer le compte de la banque d'où vient le fichier
      • Ajouter -1 au nom du fichier si c'est le premier fichier de la journée, -2 pour le 2ème, etc
      • OK
Faca BVR1.PNG
    • "Voulez-vous imprimer la liste?" - Oui
    • Contrôler la liste des paiements reçus.
  • Imprimer la liste à garder dans votre comptabilité
  • Vérifier dans la colonne Stade si toutes les factures sont en OK
    • Si Esc. trop payé ou Montant apparait, allez au chapitre Escompte
    • Si Adr.Inc. apparait, allez au chapitre Adresse Imconnue

Exécution du fichier BVR

  • Opération - BVRS - Execution
  • Editer - Ventiler

Escompte trop grand ou Montant

Cette information indique que le montant payé par le client n'est pas le même que celui de la facture ouverte:
  • Trop payé : cf chapitre trop payé
  • Acompte
    • Aller dans l'onglet Bvr
    • Exécuter et ventiler le fichier BVR, cette écriture va dans le compte d'erreur BVR
    • Dans l'onglet Impayé
    • Faire Opération - Payement - Payement (Ctrl+P)
      • Mettre la mettre date que celle indiquée dans le compte d'erreur BVR
      • Payer vers le compte d'erreur BVR
      • Insérer le montant payé
      • Décocher la case Escompte
      • OK
Acompte.PNG
    • Dans WkCompta, vérifier le que le compte d'erreur est à 0

  • Escompte
    • Aller dans l'onglet Bvr
    • Exécuter et ventiler le fichier BVR, cette écriture va dans le compte d'erreur BVR
    • Dans l'onglet Impayé
    • Faire Opération - Payement - Payement (Ctrl+P)
      • Mettre la mettre date que celle indiquée dans le compte d'erreur BVR
      • Payer vers le compte d'erreur BVR
      • Insérer le montant payé
      • OK
Esc.PNG
    • Dans WkCompta, vérifier le que le compte d'erreur est à 0

Adresse inconnue

L'information Adr.Inc indique que le numéro du BVR a déjà été traité une fois.

  • Si toutes les écritures ont cet état, il s'agit certainement du mauvais fichier BVR
    • Opération - BVRS - Annulation
    • Aller dans N:\wk\...\bvr
    • Supprimer le fichier et récupérer le bon fichier depuis la banque

  • Si quelques écritures ont cet état, il s'agit certainement d'un ordre permanent du client
    • Aller dans l'onglet Bvr
    • Double-clique sur la facture concernée afin de vérifier qu'il y a bien d'autres factures
    • Exécuter et ventiler le fichier BVR, cette écriture va dans le compte d'erreur BVR
    • Dans l'onglet Impayé
    • Faire Opération - Payement - Payement (Ctrl+P) sur une facture du même client avec le même montant
      • Mettre la même date que celle indiquée dans le compte d'erreur BVR
      • Payer vers le compte d'erreur BVR
      • OK
    • Dans WkCompta, vérifier le que le compte d'erreur est à 0
AdrInc.PNG

Opérations pour le trop payé / payé à double

  • L'écriture de base lors de la lecture bvr est :
Libellé Compte Débit Crédit
ERR BVR 1028 0 Frs 90.-
10291 90.- 0

  • Depuis Facana, faire Trop payé (choisir le compte 1028)
Libellé Compte Débit Crédit
TROP PAYE 1028 100.- 0
Débiteurs 0 100.-

  • Lors du remboursement depuis la banque/poste, Facana : Note de crédit, rembours
Libellé Compte Débit Crédit
Remboursement Débiteurs 100.- 0
Banque 0 100.-

Compensation

  • Compensation par note de crédit
  • Lorsqu'une facture est payée par une Note de Crédit (NC)

  1. Ouvrir WkCompta
  2. Ouvrir à gauche l'onglet correspondant au compte "débiteur"
  3. Rechercher l'écriture concernée et la mettre en FA si elle est en FP
  4. Ouvrir WkFacana et aller sur le débiteur concerné
  5. Opération - Insertion / Noter le montant en négatif et NC (Note de Crédit) dans le libellé.
  6. Ventiler
  7. Sélectionner la facture Opération - Note de crédit - Sélection
  8. Sélectionner la Note de crédit Opération - Note de Crédit - Compense
  9. Ventiler

Compensation d'une facture débiteur(Facana) avec une facture créancier(Bacana)

  1. Aller dans Facana et payer normalement la facture sur un compte de mouvements financiers (10292 ou 1992 ou ...).
  2. Aller dans Bacana, sélectionner la facture et la payer sur la banque.
  3. Avant de ventiler effacer dans le journal l'écriture "divers payements"
  4. Ventiler

Rappels

Les rappels sont liés aux délais :

- délai de la facture: vous pouvez donc modifier dans les écritures (soit au moment de la saisir soit plus tard - si, p. ex. accord avec débiteur)  
- délai débiteur: dans la fiche d'adresse, bouton debiteur.JPG -> puis bouton boutonRappel.JPG, vous pouvez noter le délai de blocage (date avant laquelle, aucun rappel ne sera envoyé à cette personne)

Création de la liste des rappels

Avant de préparer de nouveaux rappels, vous devez d'abord valider les rappels précédents. Puis, allez dans le menu : Opération - Rappel - Création

Rappel.JPG

Date d'expiration: seules les factures non-payées dont le délai de paiement se trouvant avant cette date seront sélectionnées.

Délai de rappel : permet de faire par exemple des rappels tous les 15 jours sans que l'on ne reprenne les rappels déjà fait il y a moins de 10 jours. Cela permet qu'il y ait au moins 10 jours (dans cet exemple) entre le premier et le deuxième rappel.

Délai d'effacement permet d'effacer la mémorisation des données de rappel datant depuis plus de tant de jours et dont les factures ont été payées depuis.

Date de prise en compte est une variable qui, si elle apparaît sur le rappel, donne la date jusqu'à laquelle les extraits de compte ont été validés.

Impression de la liste des rappels

Pour imprimer la liste des rappels, menu : Imprimer - Rappel - Liste.

ListeRappel.JPG

Vous pouvez ainsi décider d'imprimer des montants minimums ou maximums des factures à rappeler.
(si Maximum 0.00 = pas de filtre sur le maximum).

Impression des rappels

  1. Ouvrir l'onglet à gauche "Rappels"
  2. Ouvrir le menu Impression - Rappels - Sélection
  3. RappelSelection.JPG
    Depuis la ligne x à la ligne y, le type est pour les F1, F2, F3,... Si montant minimum de rappel et si on veut une facture par page (en général non) - OK
  4. Tous les rappels se trouvant dans la liste rappels seront à l'écran.

Génération de la liste Debitors

Génère une liste exportable des personnes à envoyer chez Debitors (société de recouvrement)
  • Une fois les rappels générés
  • Onglet Rappels / Impression - Rappel - liste - 5 à 5 - OK
  • Enlever ceux qui ne doivent pas être transmis
  • Opération - Rappel - Génération faillite
  • Un message apparaît disant que le fichier est prêt
  • Ouvrir le fichier excel Debitors - Coller en A1
  • Envoyer à Débitors

Validation des rappels

Lorsque les rappels sont envoyés, Onglet Rappel, Menu Opération - Validation. Cette opération permettra au rappel de passer au mode suivant (F1 -> F2 -> F3)

Frais de rappel

  • Paramètres-Paramètres
  • Cliquer sur le bouton Rappel
  • Sélectionner le no de rappel voulu (1er, 2ème ou 3ème)
  • Ajouter en bas les frais de rappel soit en pourcentage soit en forfait

Paramètres des rappels

  • Les paramètres se trouvent dans Paramètres-Paramètres- Bouton Rappel

Contrôle du décompte TVA

Impression du Décompte TVA

  1. Impression - Décompte - Standard. Choisir les dates
  2. Prendre note du montant des points 200 (Chiffre d'affaire), 230 (Prestation non imposable) et 235 (Escompte).

Impression compte particulier

Ou compte dit libre. Ils ne font pas partie du plan comptable.

Contrôle

  1. Aller dans WkCompta
  2. Aller voir le solde du compte chiffre d'affaire (en principe 600, mais attention il peut y avoir des comptes 60xx.)
  3. Ce montant moins les points 230 et 235 doit correspondre au point 200 du décompte TVA.

Correction

  1. Pour trouver le montant de la TVA à partir du montant global, faire x 7.0632% si la TVA est à 7.6 % ou x 7.4074 si la TVA est à 8%.

Bouclements

Contrôles

Transfert annuel (sur WkCompta)

Pour transférer les factures impayés (débiteurs) ou à payer (créanciers) d'une année à l'autre :
  • Se mettre dans l'année où sont les factures.
  • Contrôler d'abord si les comptes banque et poste sont Ok.
  • Contrôler si la somme des impayés/a payées est égale avec le total du compte débiteur/créancier ( Sinon Contrôle des doublets ).
  • La liste des soldes doit être à 0 (Impression - Solde - Standard)
  • Contrôler également que le compte de mouvements financiers (ou banque de transfert) passe par 0 (Compte no 1029 et 199 ou 198 et 1028)
  • Aller dans WkFacana / WkBacana.
  • Menu : Utilitaires - Transfert annuel + Ok
  • Aller dans la nouvelle année
  • Ventiller les écritures ( Onglet J.Vent (journal ventilation) - Menu : Editer - Ventiler )

Divers

Ajouter des numéros de compte

  • Facana - Paramètres - paramètres - Div
  • Ajouter les comptes que vous aimeriez faire apparaître quand vous insérez une facture
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