!WkTextAd (Textes et Adresses)

04 Jul 2017 - 13:06 | Version 18 |

Bases

Insérer une adresse

  • Aller sur l'onglet Adresses
  • Éditer - Insérer

Créer une liste d'adresses

Selon critères

  • Aller sur l'onglet Sélection
  • Double-cliquer sur une liste et compléter selon vos critères de recherche
  • Opération - Générer

Permet aussi de recalculer la liste

Selon query

  • Préparer la query sur sqlYog
  • Aller sur l'onglet Sélection
  • Double-cliquer sur une liste vide (ZZ-Liste Libre), la nommé, choisir le type Query libre et sélectionner selon besoin les options des 2 derniers champs puis OK
  • Double-cliquer sur la nouvelle liste. Si la query comporte des variables, il faut les déclarer dans le champ Variable et mettre la query SANS LE SELECT dans le champ Formule. Il faut mettre une parentèse avant le ; de la query
Ex :
FROM kh0001_adr_base AS adr
LEFT JOIN kh0001_adr_info AS info ON (info.`id_no_adr`=adr.`id_no_adr`)
WHERE adr.np>1709 AND adr.np<1800 AND info.`no_grps`>1);
  • Le programme commence la query avec une parentèse, il faut donc la fermer. Il est possible de modifier l'ordre d'impression grâce au champ Index
  • Ensuite, faire Opération, Générer puis OK pour créer la liste
  • Finalement, il suffit d'aller dans Impression, Liste pour l'afficher

Utilisation des listes

Importation d'adresses depuis une liste

  1. Créer un format d'importation (appeler 4Next)
    Le fichier excel/calc ne doit pas avoir de virgules (rechercher les virgules dans le fichier et les remplacer par des espaces)
  2. Les colonnes doivent être comme suit (ALERT! les 5 premières colonnes sont obligatoires dans cet ordre):
Téléphone (Obligatoire) Mail (Obligatoire) Nom (Obligatoire) Prénom (Obligatoire) Ville (Obligatoire) (A choix) Rue (A choix)NPSorted ascending (A choix)Référence (A choix) Spécial ...
000 000 00 00 nom@provider.ch MUSTER François Ecuvillens Rue de la Madeleine 25 1615 Monsieur Responsable régional  
123 456 78 90 name@provider.ch MACHIN Micheline Posieux Rue de Pérolles 47 1641 Madame Marketing

  • Textad - Utilitaire - Importation - Adresse
  • Choisir la liste pour les nouvelles adresses, puis la liste pour les adresses déjà existantes
  • Choisir la présentation
  • Aller chercher le fichier .csv à importer
  • OK

Imprimer une liste d'adresse

  • Mettre en surbrillance une liste
  • Impression - Liste

Mettre à jour une liste existante

  • Aller dans l'onglet Sélection
  • Mettre en surbrillance une liste
  • Opération - Générer

Modifier les critères d'une liste

  • Double cliquez sur la liste (cliquez sur le = pour modifier le sigle)
    • = -> est égal à "critère"
    • ! -> est différent du "critère"
    • < -> est plus petit que le "critère"
    • > -> est plus grand que le "critère"

Modifier les critères débiteurs

  • Double cliquez sur la liste
  • Cliquez sur le bouton "débiteurs"
  • Choisissez vos crières

Modifier la présentation

  • Double cliquez sur la liste
  • Prendre note du Type de présentation, par ex. Présentation D1
  • Aller dans Paramètres - Documents - Sélectionner la présentation
  • Clic sur le bouton colonne
  • Double cliquez sur une colonne pour en modifier sa présentation

Importer/Exporter une liste avec le Presse-Papier

  • Onglet Sélection, sélectionner la liste à exporter/copier
  • Menu Impression, Presse-papier, OK
  • Ouvrir Calc/Excel Menu Édition, Coller
  • Dans la boîte de dialogue Import de texte, sous Options de séparateur, choisir Tabulation, puis cliquer sur OK

Faire un Publipostage

Généralités

Permet de réaliser et de personnaliser des lettres types, des planches d'étiquettes ou des enveloppes.
Un document principal contient les informations se répétant dans chaque lettre type. Les informations concernant chaque destinataire changent pour chacune des lettres.

Une fusion permet à un document de profiter des informations d’un autre et de générer autant de documents qu’il y a d’informations différentes.

Dans un publipostage, vous avez d’un côté les informations des personnes à qui vous allez écrire (appelé la source des données). Toutes les informations d’une personne s’appelle un enregistrement. Chaque enregistrement se trouve dans une ligne de la source.

Vous avez de l’autre côté le document qui contient les informations générales de sortie et l’emplacement des champs de la source de données (c’est le document principal).

Une source de données peut servir à réaliser plusieurs publipostages.

Vous devez donc créer d'abord une liste avec TextAd.

Lettre type
Vous devez être sur un document de préférence vierge mais vous pouvez aussi compléter un document existant. La démarche est identique.
En revanche, vous devez obligatoirement enregistrer votre document au format .odt ou .ott .

Création du lien vers la source
Ce chapitre n'est à réaliser qu'une seule fois pour chacune de vos sources de données qui doivent être connectées.

--> Contacter 4Next afin de vous créer les bases de données reliées à WkTextAd.


Lettre type

  • Choisir une liste
  • Opération - générer (pour être à jour)
  • Impression - Publipostage
  • Writer/Word va s'ouvrir et vous afficher le document source
  • Contrôler les champs
  • Impression
  • Voulez-vous imprimer une lettre type ? -> Oui
  • Imprimer (pour plus de sécurité, imprimez dans un fichier (impression en pdf)

Étiquettes

Imprimer des étiquettes
  • Ouvrir TEXTAD - aller sur l'onglet "Selection"- ouvrir une liste existante ou créer une liste avec les critères de choix qui nous intéressent. libre et double-cliquer pour choix
  • Impression Liste - Presse papier - 1 copie dans le presse-papier.
  • Ouvrir le fichier "Base de données" dans N / WK / Entreprise (la vôtre) / publipostage
  • se mettre sur le A2 où l'on souhaite copier les adresses du presse-papier et coller (CTRL/V)- fermer en enregistrant les bases de données
  • ouvrir le fichier "Etiquette"
  • Fichier - Imprimer - oui - Ok

Imprimer des étiquettes

  • Depuis WkTextAd, aller dans l'onglet Sélection
  • Sélectionner la liste voulu ou en créer une (réf doc)
  • Aller dans Impression puis Liste afin d'avoir les nom de colonnes justes
  • Ensuite, retourner dans l'onglet Sélection, sélectionner à nouveau la liste à imprimer et faire Impression - Presse-Papier

Avec LibreOffice

  • Ouvrir un fichier Calc et faire Édition - Coller (ou Ctrl+V) sur la DEUXIÈME ligne (A2)
  • Ajouter les titres qui conviennent aux colonnes
  • Aller sur la case A1 et faire Ctrl + * (sélectionne tous les champs utilisés) et copier(Ctrl + C)
  • Ouvrir un fichier Base, faire Suivant puis Terminer et l'enregistrer
  • Dans la fenêtre qui s'est ouverte, cliquer sur Tables et dans la zone Tables, faire Éditer - Coller (Ctrl + V)
  • Dans la fenêtre Copier la table, nommer la table et cocher Utiliser la première ligne comme noms de colonne et faire Suivant >
  • Cliquer sur les 2 flèches vers la droite (>>) et faire Suivant > puis Non
  • Ouvrir un fichier Writer, aller dans Fichier, Nouveau et Étiquettes
  • Dans la fenêtre Étiquettes :
    • Cocher Adresse
    • Sélectionner la base de donnée voulue dans Base de données :
    • Sélectionner la bonne table dans Table :
    • Dans Champ de base de données:, sélectionner la première colonne de la table et cliquer sur la flèche noire (le champ Texte de l'étiquette permet la mise en place des éléments). Faire la même manipulation pour chaque colonne à afficher
    • Dans Format, sélectionner Feuille
    • Sous Marque; il est possible de choisir la marque du papier utilisé et sous Type, on peut choisir le papier exacte utilisé. Sinon, on peut configurer manuellement les dimensions souhaitées sous Format
    • Cliquer sur Nouveau document

Si besoin de voir les textes :

  • Se mettre au début de la première étiquette et faire F4, sélectionner la première ligne en cliquant à coté de la petite flèche verte pour sélectionner toute la ligne et cliquer sur Données dans les champs (4ème icône depuis la fin de la ligne au dessus de la table )
  • Aller à la fin de la dernière ligne de la première étiquette et faire Ctrl+F2, faire Insérer et Fermer (rien ne se produit)
  • Cliquer sur le coin du tableau et recliquer sur Données dans les champs
  • Enregistrer le fichier si c'est une liste souvent utilisées ou l'imprimer directement


Divers

Masquer les champs vides

OpenOffice

Cliquer devant le champ, puis CTRL + F2
Onglet Fonctions - paragraphe masqué
Mettre une condition NOT(nomduchamp)

Enlever les pages blanches

OpenOffice

Il y a deux possibilités :
  • soit supprimer les pages blanches pour l'impression en cours :
    • Sélectionnez le menu Fichier > Imprimer.
    • Cliquez sur le bouton Options.
    • Dans la rubrique Autres, décochez la case Imprimer automatiquement les pages blanches insérées.
  • soit supprimer les pages blanches pour toutes les impressions :
    • Sélectionnez le menu Outils > Options.
    • Dans l'arborescence de droite, sélectionnez OpenOffice.org Writer > Impression.
    • Dans la rubrique Autres, décochez la case Imprimer automatiquement les pages blanches insérées.

Il semblerait qu'il y ait un problème avec les publipostages lorsque le nombre de pages du document d'origine est impaire. La solution est de dupliquer votre modèle, soit deux enveloppes ou deux fois la même lettre. Sur la seconde page dans le bloc d'adresse il faudra ajouter un saut de page avant les champs à publiposter avec ctrl-F2 onlet base de données - Enregistrement suivant De cette manière il n'y aura plus de pages (adresse) blanches.

LibreOffice

Fichier --> Imprimer --> Mise en page --> Inclure "Recto /pages droites"
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